Thông tin chung
Nội dung: Thống nhất các chỉ số và cách lấy dữ liệu để tính KPI/thưởng KPI theo tháng.
Phạm vi: KPI Marketing/Facebook Ads, KPI Sale/Sale online, KPI cho nhóm nhân sự không trực tiếp chịu doanh số và cách kéo kết quả KPI về bảng lương.
Cuộc trao đổi tập trung vào việc xác định đúng nguồn dữ liệu, công thức tính điểm KPI và các trường cần bổ sung vào Base/bảng lương. Các bảng KPI cần ưu tiên lấy dữ liệu từ báo cáo tổng thay vì nhập tay, nhưng phải lọc đúng trạng thái đơn hàng, thẻ tác và tháng tính KPI.
1. KPI Marketing / Facebook Ads
Bảng và nguồn dữ liệu
Bảng KPI Marketing hiện có: 1.5.1 Facebook Ads.
Bảng nguồn dữ liệu cần kéo về: 6.1.1 - báo cáo tổng Marketing.
Bảng lương cần nhận kết quả: cột Thưởng KPI tháng trong bảng lương.
Doanh số Marketing phải loại trừ đơn
hủy, xóa và mới. Cần tách riêng Facebook Ads và sàn nếu đang gom chung. Chi phí Ads phải đối chiếu theo từng tài khoản, từng nhân sự, từng tháng.Các chỉ số KPI Marketing
| Nhóm chỉ số | Tên chỉ số | Cách lấy / cách tính | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Kế hoạch | Doanh số/KPI dự kiến | Cấp trên nhập tay theo tháng và theo nhân sự đảm nhiệm | Ví dụ: KPI dự kiến 3 tỷ |
| Kết quả | Doanh số đạt được | Kéo từ bảng 6.1.1 | Lọc đúng nhân sự, tháng, nguồn Facebook/sàn và loại trừ trạng thái không tính |
| Điểm doanh số | % hoàn thành doanh số | Doanh số đạt được / Doanh số dự kiến | Ví dụ đạt 122% thì trả về điểm theo thang điểm hiện hành |
| Điểm doanh số | Điểm doanh số | Trả theo thang điểm KPI/COM Marketing mới | Có thể thay đổi theo cơ chế mới |
| Kế hoạch | MRE dự kiến | Cấp trên nhập tay | Ví dụ 33,5% |
| Kết quả | MRE đạt được | Kéo từ bảng 6.1.1 | Cần đảm bảo công thức/nguồn MRE đúng |
| Điểm MRE | % hoàn thành MRE | Theo công thức trong bảng KPI | Cần đối chiếu lại công thức hiện có |
| Điểm MRE | Điểm MRE | Lấy theo thang điểm cấu hình của cơ chế KPI tháng | Từ tháng 5/2026 dùng cơ chế mới |
| Tác vụ | Số tác vụ hoàn thành | Lấy từ bảng tác vụ tổng công ty | Theo người đảm nhiệm và tháng |
| Tác vụ | Tổng số tác vụ được giao | Lấy từ bảng tác vụ tổng công ty | Tác vụ có thể phát sinh trong tháng |
| Tác vụ | % hoàn thành tác vụ | Số tác vụ hoàn thành / Tổng số tác vụ được giao | Ví dụ 10/11 |
| Tác vụ | Điểm tác vụ | Theo thang điểm tác vụ | Ví dụ mốc 75%, 80%... tùy cơ chế |
| Tổng hợp | Tổng điểm KPI | Điểm doanh số + Điểm MRE + Điểm tác vụ | Dùng để xếp ngưỡng đạt |
| Tổng hợp | Ngưỡng kết quả KPI | Vượt / Đạt / Cố gắng / Chưa hoàn thành / Yếu | Cơ chế mới: ví dụ Vượt từ 9 điểm, Đạt từ 6 điểm |
| Thưởng | Kết quả thưởng KPI | Trả theo bảng mốc thưởng hiện có | Bảng mốc thưởng Marketing hiện giữ nguyên |
Chỉ số theo dõi tiến độ chi tiêu
| Chỉ số | Công thức / nguồn |
|---|---|
| Chi phí dự kiến | MRE dự kiến * Doanh số/KPI dự kiến |
| Số tiền đã chi | Kéo từ bảng 6.1.1 |
| Tiến độ chi tiêu | Số tiền đã chi / Chi phí dự kiến |
| Tiến độ doanh số | Doanh số đạt được / Doanh số dự kiến |
Kết luận cấu hình: cơ chế mới áp dụng từ tháng 5/2026. Nếu cơ chế thay đổi theo toàn công ty, nên nhân bản bảng/Base KPI theo kỳ mới và giữ bảng cũ để lưu trữ kết quả cũ.
2. KPI Sale / Sale Online
Bảng và nguồn dữ liệu
Bảng KPI Sale: Bảng KPI/Sale online, phương pháp tính điểm tương tự Marketing.
Bảng nguồn cần tham chiếu: Báo cáo Sale, file COM/cơ chế Sale, dữ liệu POS/Pancake.
Yêu cầu: Cần có file báo cáo Sale đầy đủ để đối chiếu các công thức tỷ lệ chốt, tỷ lệ up, tỷ lệ hoàn.
Các chỉ số KPI Sale
| Nhóm chỉ số | Tên chỉ số | Cách lấy / cách tính | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Doanh thu/doanh số | Doanh thu | Kéo từ báo cáo Sale | Đã có trong báo cáo |
| Doanh thu/doanh số | Doanh số | Kéo từ báo cáo Sale | Cần phân biệt với số đơn |
| Tỷ lệ chốt | Tổng list | Tổng data/list phát sinh từ Webcake/POS, loại trừ đơn đã xóa | Chỉ tính nguồn Webcake cho các chỉ số up/chốt |
| Tỷ lệ chốt | List khả dụng | Tổng list sau khi loại trừ các trạng thái/thẻ tác không khả dụng | Cần thống nhất danh sách loại trừ |
| Tỷ lệ chốt | Số đơn chốt được | Tổng số đơn sale chốt được | Cần kéo về theo sale và tháng |
| Tỷ lệ chốt | Tỷ lệ chốt | Số đơn chốt được / List khả dụng | Theo hướng Webcake/List khả dụng |
| Tỷ lệ up | Số đơn up được | Đơn có thẻ tác/thông tin up sale | Lấy theo thẻ tác up sale |
| Tỷ lệ up | Tỷ lệ up | Tổng đơn up / Tổng đơn phát sinh hoặc Tổng đơn up / List khả dụng | Cần đối chiếu file COM Sale để chốt mẫu số |
| Tỷ lệ hoàn | Tổng đơn có mã vận đơn | Tất cả đơn đã phát sinh vận chuyển/có mã vận đơn | Mẫu số tính tỷ lệ hoàn |
| Tỷ lệ hoàn | Đơn hoàn | Đơn có mã vận đơn và trạng thái hoàn | Trạng thái hoàn lấy theo Pancake/POS |
| Tỷ lệ hoàn | Tỷ lệ hoàn | Đơn hoàn / Tổng đơn có mã vận đơn | Cần bóc tách chi tiết sau khi kéo đủ trạng thái |
| Điểm KPI Sale | Điểm chốt / điểm up / điểm hoàn | Trả theo thang điểm trong file COM Sale | Trong khoảng nào thì mấy điểm |
| Thưởng Sale | Kết quả thưởng | Lấy từ kết quả KPI Sale sau khi tính điểm | Kéo về bảng lương làm COM Sale |
Quy tắc Tổng list và List khả dụng
Tổng list: xuất phát từ data thô Marketing/Webcake đổ về POS/Pancake. Tổng list là tổng số data/list phát sinh, loại trừ trạng thái đã xóa. Ví dụ Marketing tạo 100 số, xóa 5 số thì Tổng list = 95.
List khả dụng: Tổng list sau khi loại trừ các thẻ/trạng thái không khả dụng: chưa xử lý, chờ lâu, nhầm số, trùng, trùng marketing, rác, chưa lấy/chưa lấy hàng. Cần làm việc với chị Hạnh để chốt danh sách chính xác.
Phân biệt trạng thái: Trạng thái POS/Pancake là trạng thái hệ thống của đơn hàng; Trạng thái thẻ/thẻ tác là thẻ do team gắn vào đơn để loại trừ list hoặc bóc tách chỉ số.
Quy tắc tỷ lệ hoàn
Tỷ lệ hoàn = Tổng đơn có mã vận đơn và có trạng thái hoàn / Tổng tất cả đơn có mã vận đơn
- Trạng thái hoàn lấy theo Pancake/POS.
- Các trạng thái được nhắc đến:
đang hoàn,hoàn một phần,hoàn thu phí. - Trạng thái
đã nhậnlà nhóm không hoàn. - Cần đọc lại file Sale cũ để chốt danh sách trạng thái và công thức tỷ lệ hoàn.
3. KPI cho nhân sự không trực tiếp chịu doanh số
Nhóm áp dụng gồm kho, media, content và các bộ phận hỗ trợ khác. Các nhân sự này không gắn doanh số cá nhân mà gắn theo KPI tổng công ty.
| Chỉ số | Cách tính / nguồn |
|---|---|
| KPI doanh số dự kiến | Lấy KPI tổng công ty theo tháng, gắn cho từng nhân sự |
| Doanh số thực tế | Lấy kết quả tổng công ty / báo cáo CEO |
| MRE dự kiến | Theo mức KPI tổng công ty |
| MRE thực tế | Lấy từ báo cáo tổng công ty / báo cáo CEO |
| % hoàn thành KPI | So sánh thực tế với dự kiến |
| Điểm tác vụ cá nhân | Lấy từ Base tác vụ tổng công ty theo từng nhân sự |
| % hoàn thành tác vụ | Số tác vụ hoàn thành đúng hạn / Tổng tác vụ được giao |
| Thưởng KPI | Theo mốc thưởng riêng cho nhóm nhân sự này |
Mốc thưởng KPI cho kho/media/content/chức năng hỗ trợ chưa xây xong. Hiện mới thống nhất hưởng theo mức 100%, chưa chốt đạt bao nhiêu phần trăm thì được hưởng bao nhiêu.
4. Kéo kết quả KPI về bảng lương
- Kết quả KPI/COM sau khi tính xong ở bảng KPI sẽ được kéo về bảng lương.
- Nên mapping theo
tên Lark/tài khoản nhân viênthay vì chỉ theo tên hiển thị để tránh trùng tên. - Cần mapping thêm theo
thángđúng định dạng. - Các cột tháng dạng text phục vụ automation không nên sửa trực tiếp nếu đang được dùng để gửi thông báo.
| Nhóm | Cột cần kéo về |
|---|---|
| Marketing | Kết quả KPI, Thưởng KPI tháng / COM Marketing |
| Sale | Kết quả thưởng KPI Sale / COM Sale |
| Nhân sự khác | Phần trăm COM/KPI tháng, tiền thưởng theo mốc |
5. Các việc cần làm tiếp
| STT | Việc cần làm | Phụ trách / liên quan | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | Tính lại số liệu Marketing tháng 2, loại trừ đơn hủy/xóa/mới | Team data/Marketing | Số doanh số và chi phí Ads đang lệch |
| 2 | Tách bảng/báo cáo riêng cho Facebook Ads và sàn | Team data | Tránh gom sai nguồn |
| 3 | Đối chiếu tài khoản Ads và chi phí từng nhân sự/từng tháng | Team data + anh Tùng | Có tài khoản Ads cần check lại mã tài khoản |
| 4 | Đổi nguồn doanh số/MRE Marketing sang kéo từ bảng 6.1.1 thay vì nhập tay | Team triển khai Base | Áp dụng cho bảng KPI Marketing |
| 5 | Chốt cách xử lý cơ chế KPI mới: nhân bản bảng theo kỳ hay bảng cấu hình | Anh Tùng + team triển khai | Ưu tiên không làm ảnh hưởng dữ liệu cũ |
| 6 | Bổ sung các trường Sale: Tổng list, List khả dụng, Số đơn chốt, Số đơn up, Đơn hoàn, Tổng đơn có mã vận đơn | Team data/Lâm | Cần kéo từ POS/Pancake/database |
| 7 | Làm việc với chị Hạnh để chốt danh sách thẻ/trạng thái loại trừ List khả dụng | Team data + chị Hạnh | Gồm chưa xử lý, chờ lâu, nhầm số, trùng, trùng marketing, rác, chưa lấy... |
| 8 | Chốt danh sách trạng thái hoàn trong Pancake/POS | Team data + chị Hạnh | Ví dụ đang hoàn, hoàn một phần, hoàn thu phí |
| 9 | Mở file COM/Báo cáo Sale cũ để đọc công thức tỷ lệ chốt, up, hoàn | Team triển khai | Dùng làm chuẩn công thức |
| 10 | Xây bảng KPI cho nhóm nhân sự không trực tiếp chịu doanh số | Team triển khai + chị Huế | Gắn KPI tổng công ty cho từng nhân sự |
| 11 | Chốt mốc thưởng KPI cho kho/media/content/nhóm hỗ trợ | Chị Huế + anh Tùng | Đang chưa xây xong |
| 12 | Kéo kết quả KPI về bảng lương theo tài khoản Lark và tháng | Team triển khai | Đảm bảo đúng nhân sự, đúng tháng |
6. Câu hỏi cần xác nhận
- Tháng bắt đầu áp dụng cơ chế KPI/COM mới là tháng 5/2026 hay có phần nào áp dụng từ tháng 4/2026?
- Tỷ lệ up Sale chốt mẫu số là
Tổng đơn phát sinhhayList khả dụngtheo file COM Sale chuẩn? - Danh sách trạng thái/thẻ tác loại trừ List khả dụng có bao gồm
chưa lấy/chưa lấy hànghay không? - Danh sách trạng thái hoàn chính thức trong Pancake/POS gồm những trạng thái nào?
- Mốc thưởng cho kho/media/content/nhóm hỗ trợ sẽ tính theo ngưỡng nào?
7. Kết luận
- KPI Marketing cần 3 nhóm điểm chính: doanh số, MRE, tác vụ.
- KPI Sale cần các chỉ số: tỷ lệ chốt, tỷ lệ up, tỷ lệ hoàn, sau đó quy đổi thành điểm và thưởng.
- Nhóm không chịu doanh số cá nhân sẽ gắn KPI tổng công ty và tính thêm điểm tác vụ cá nhân.
- Điểm và thưởng KPI sau khi tính xong phải kéo về bảng lương theo tài khoản Lark và tháng.
- Rủi ro lớn nhất là sai nguồn dữ liệu hoặc sai trạng thái lọc đơn/list, nên cần chốt kỹ với anh Tùng, chị Huế, chị Hạnh và team data trước khi automation.